XÃ PHÚ TRUNG TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ VÀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Theo đánh giá, kho lưu trữ của xã hiện còn hơn 135 mét giá tài liệu chưa được chỉnh lý, chưa số hóa, sắp xếp chưa khoa học, thiếu mục lục hồ sơ, gây nhiều khó khăn trong tra cứu, giải quyết công việc và tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc. Đây là khối tài liệu quan trọng hình thành trong quá trình hoạt động của hai xã Phú Trung cũ và Phước Tân cũ, phản ánh toàn diện đời sống chính trị, kinh tế – xã hội của địa phương qua nhiều thời kỳ.
Năm 2025, xã đã bố trí 500 triệu đồng phục vụ công tác chỉnh lý và số hóa tài liệu; những năm tiếp theo sẽ tiếp tục cân đối kinh phí để hoàn thiện khối lượng hồ sơ còn lại.
Kế hoạch được triển khai trong hai giai đoạn:
Giai đoạn 1 (11/2025 – 12/2025):

• Rà soát, lập danh mục toàn bộ tài liệu của hai xã trước sáp nhập.

• Thực hiện chỉnh lý 130 mét giá tài liệu.

• Lập danh mục hồ sơ cần số hóa và hoàn thiện mục lục, biên bản bàn giao.

Giai đoạn 2 (01/01/2026 – 30/6/2026):

• Số hóa toàn bộ tài liệu sau chỉnh lý.

• Hoàn thiện cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử.

• Tổ chức kiểm tra, báo cáo và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

Cùng với việc chỉnh lý, xã cũng chú trọng đầu tư hồ sơ, hộp lưu trữ, giá kệ, thiết bị phòng cháy chữa cháy, hệ thống chống ẩm mốc và xây dựng cơ sở thông tin phục vụ khai thác tài liệu.
UBND xã giao Phòng Văn hóa – Xã hội chủ trì triển khai kế hoạch, phối hợp lựa chọn đơn vị thực hiện chỉnh lý, bảo đảm đúng quy định, tiến độ và hiệu quả. Phòng Kinh tế có trách nhiệm thẩm định và tham mưu bố trí kinh phí theo nhu cầu thực tế từng năm.
Việc thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ giúp bảo quản an toàn tài liệu có giá trị lâu dài, mà còn góp phần hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ, phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý nhà nước và nhu cầu của nhân dân trên địa bàn xã.